Szkolenie autoprezentacja w biznesie – telefon – trudny klient

Szkolenie autoprezentacja w biznesie, podpowiada także jak radzić sobie w trakcie komunikacji przez telefon. Sprawa niby prosta. Schody pojawiają się gdy robi problemy…jest trudny.

Trudny klient, ponoć nie ma takich, są tylko źle obsługiwani. No dobra mogą też być naprawdę upierdliwi, ale Twoje podejście to Twój wybór. Postaraj się spojrzeć na to pod tym kątem, łatwiej Ci będzie przejść przez rozmowy, które nie idą jak z płatka. Gdy natomiast po drugiej stronie słuchawki napotykasz na opór lub kogoś aroganckiego ustal od razu jasno zasady komunikacji. Jeśli klient nie będzie ich respektował, podziękuj grzecznie. Chcesz spróbować?

Szkolenie autoprezentacja w biznesie – przykładowa rozmowa:

Klient: „Jak tak można oszukiwać klienta?! Co Wy w ogóle sobie myślicie?! Banda pozbawionych rozumu osób!!!”

Ty (wyizolowanie emocji, opanowanie): „Dzień dobry. Jest mi miło, że Pan zadzwonił do nas”

Klient: „Słucham?! O czym Pan mówi?! Chyba odjęło Panu rozum!!!”

Ty (postawienie granicy): „Bardzo chętnie z Panem porozmawiam i pomogę, ale mam jeden warunek. Proszę przestać na mnie podnosić głos”

Klient: „I jeszcze ma Pan czelność dyktować warunki?! Cóż za bezczelność?! ”

Ty (element zaskoczenia): „Chciałbym Panu bardzo pomóc i spokojnie porozmawiać. Proszę zadzwonić, gdy Pan się uspokoi. Wysłucham Pana wtedy z przyjemnością i postaram się znaleźć rozwiązanie. Dziękuję i do usłyszenia.”

Szkolenie autoprezentacja w biznesie – kto pyta, nie błądzi

Gdy uda Ci się jednak uspokoić we wstępnej fazie rozmowy wzburzonego klienta, okaż mu zrozumienie i przede wszystkim dopytaj w czym problem. Formułuj konkretne pytania.

Klient: „Widzi Pan, że jestem zdenerwowany. Ale dobrze porozmawiajmy. Może mi Pan pomoże. Mam nadzieję. Kupiłem Państwa produkt i okazało się, że nie działa.”

Ty (doprecyzowanie): „Rozumiem Pana doskonale. Może Pan mieć powód do zdenerwowania. Proszę powiedzieć, co dokładnie się stało, bym mógł się odpowiednio zająć Pana reklamacją?”

Spokojnie w trakcie szkolenia autoprezentacja w biznesie przetrenujemy te wszystkie elementy w trakcie…rozmowy telefonicznej;-)

Okaż mu empatię

Nie odpieraj zarzutów. Nie szukaj winnych. Pokaż, że firma jest gotowa wziąć odpowiedzialność, skoncentruj się na tym, by konstruktywnie pomóc. W ostateczności staraj się zrekompensować stratę.

Ty: „Najmocniej przepraszam w imieniu firmy za to, że naraziliśmy Pana na nieprzyjemności. Postaramy się błąd jak najszybciej naprawić i będziemy starali się, by w przyszłości nic podobnego nie miało miejsca.”

Odroczenie klienta

Jeśli klient jest wyjątkowo uciążliwy, eskaluje konflikt, zachowuje się ordynarnie i nie reaguje na wyciągniętą w jego stronę dłoń, możesz zastosować zasadę odsunięcia, czyli zbycia klienta. Zapewnij klienta, że oddzwonisz niebawem do niego, jak tylko ustalisz w jaki sposób rozwiązać jego problem. Z pewnością za dzień, dwa ochłonie i rozmowa będzie zupełnie inna. Pamiętaj jednak, by zawsze dotrzymać słowa.

Ty: „Zajmę się osobiście Pana reklamacją. Potrzebuję jednak na to 2-3 dni. Proszę o wyrozumiałość i zostawienie kontaktu do siebie. Oddzwonię do Pana, jak tylko uda mi się cokolwiek ustalić.”

Szkolenie autoprezentacja w biznesie – iluzoryczna obietnica

Ostatecznie możesz posunąć się do złożenia iluzorycznej obietnicy, gdy po upływie czasu, który założyłeś na rozwiązanie problematycznej sytuacji, klient pozostaje nieugięty i nadal zachowuje się wobec Ciebie roszczeniowo. Wyjaśnij najspokojniej jak tylko potrafisz swoje stanowisko, asertywnie postaw jeszcze raz granice i nie daj się absolutnie zakrzyczeć. Ostatecznie złóż obietnicę. Stosuj ją tylko w podbramkowej sytuacji. Z pomocą przychodzi słowo wytrych – „spróbuję”:

Ty: „Jak najbardziej spróbuję zrobić, co w mojej mocy, by rozwiązać zgodnie z Pana sugestiami sprawę. Skontaktuję się najszybciej jak tylko możliwe.” Pamiętaj, żeby się skontaktować.
Nie jesteś pewna czy pewien jak to zrobić? Zapraszam na szkolenie autoprezentacja w biznesie.

Zbijanie zarzutu lub lepiej … szczerość;-)

Z pewnymi zrzutami trudno dyskutować. W ogóle błędem jest to robić. Dlatego absolutnie nie wdawaj się w wymianę argumentów i nie podważaj zdania klienta. Możesz go jednak wziąć z zaskoczenia i przyznać mu rację.

Klient: „Po raz kolejny pomyliliście fakturę materiału. Zamawiałem zamszowe, a nie skórzane buty.”

Ty: „Ma Pan rację, to nasz błąd. Jak najszybciej skorygujemy to. W tej chwili pracujemy nad podwójnym systemem sprawdzania zamówienia. Czy myśli Pan, że to dobry pomysł i pomoże nam uniknąć takich błędów w przyszłości?”

Trudny klient ma zawsze rację?

Klient ma zawsze rację. Nawet gdy jej nie ma. Nie staraj się udowodnić, że jest inaczej. Sprytnie jednak możesz argumentować i dublować logikę klienta. Stawiaj otwarte pytania prosząc o sugestię rozwiązania. W ten sposób przekierujesz uwagę klienta na inne tory. Nie pozostanie z przekonaniem, że próbowałeś przekonać go, że nie ma racji.

Klient: „Jesteście chyba najdrożsi na rynku. Nie znam drugiej takiej firmy, która się tak ceni.”

Ty: „Cena jest miernikiem jakości. W naszym wypadku przekłada się na jakość produktu, standard obsługi, terminowość dostaw. Oferujemy też spore zniżki przy składaniu większej wartości zamówień. Może rozważyłby Pan rzadsze, ale większe zakupy? Zaproponowałbym wtedy rabat.” Te techniki to część szkolenie autoprezentacja w biznesie, ale poznajemy je także np. w projekcie szkolenie wystąpienia publiczne i prezentacje biznesowe, czy szkolenie prezentacje sprzedażowe.

Klient na „nie”

Trafiasz na opór klienta. Nie jest zainteresowany ofertą. Pada z jego ust słowo „nie”. Absolutnie nie żądaj od niego wytłumaczenia, dlaczego tak się dzieje. Zirytujesz go i narazisz na szukanie negatywów. Zapytaj lepiej o sytuację hipotetyczną i wymagającą nieco kreatywności od klienta. Co musi się stać, żeby rozważył współpracę z Twoją firmą. Myśl taka mimochodem zakiełkuje w jego głowie. Wymyślenie choć jednego argumentu pozwoli mu na zmianę nastawienia i nie pozostawi niesmaku.

Ty: „Rozumiem doskonale Pana sytuację, ale proszę tylko powiedzieć, jak powinniśmy rozwinąć ofertę, co zmienić i ulepszyć, by rozważył Pan współpracę z naszą firmą? Jesteśmy w tej chwili na etapie wdrożeń wielu nowych rozwiązań, a każda sugestia jest warta rozważenia.”

Ciekawe prawda? Więcej na szkolenie autoprezentacja w biznesie, lub na szkoleniu z prezentacji handlowych.

„Dlaczego” to klucz do klienta

Nie stosuj tej zasady, gdy wyczuwasz, że klient jest zniecierpliwiony i nie ma czasu. To pytanie skieruj raczej do przychylnych rozmówców, otwartych i rozmownych. Dzięki pytaniu „dlaczego” dowiesz się więcej niż z analizy rynkowej. Dzięki nim poznasz pobudki stojące za decyzjami konsumenckimi. Będziesz miał szanse zmodyfikować usługę i poznać preferencje klienta. Przeprowadzaj zatem na własną rękę badanie konsumenckie. Swobodnie i szczerze. Otworzy Ci oczy na wiele spraw.

Klient: „Nie interesuje mnie w ogóle Państwa oferta.”

Ty: „Tak słyszę i rozumiem Pana, ale jestem ciekaw dlaczego?”

Klient: „Współpracujemy od lat z dostawcą spod Warszawy. Nie zamierzamy tego zmieniać. Jest zdecydowanie tańszy, choć ostatnio, wie Pan, ma problem z terminowością.”

Ty: „Dlaczego Pana zdaniem nie dotrzymuje terminów? Pewnie to duża firma i nie wyrabia się za zamówieniami?”

Klient: „Tak to ten koncern X. Podobno na początku roku redukował koszty i trochę pracowników pozwalniał.”

Ty: „To zupełnie inaczej niż w naszej firmy. My się rozwijamy dość dynamicznie i ciągle zatrudniamy nowych pracowników. Szkolimy…”

Szkolenie autoprezentacja w biznesie – podsumowanie

Trudny klient będzie rzucał Ci kłody pod nogi. Wystawiał Twoją cierpliwość na próbę. Egzamin będziesz zdawał każdego dnia, ale jeśli nauczysz się pewnych technik i zrozumiesz, co kryje się za wrogą postawą, na pewno będzie Ci łatwiej. Dobrze poprowadzona rozmowa usatysfakcjonuje Ciebie i klienta, a tego źle nastawionego zamieni w sojusznika. Dlatego nie bierz do siebie tego, co mówi. Traktuj z dystansem, ale rzeczowo, zdecydowanie i uprzejmie. Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszam na szkolenie autoprezentacja w biznesie.

Szkolenie autoprezentacja w biznesie dostępne jest w różnych miastach.

W ofercie są:
Szkolenie autoprezentacja w biznesie Warszawa
Kurs autoprezentacja w biznesie Kraków
Szkolenie autoprezentacja w biznesie Wrocław
Trening autoprezentacja w biznesie Poznań
Szkolenie autoprezentacja w biznesie Gdańsk

TUTAJ przeczytasz o wszystkich szkoleniach

Do tego wszystkie programy dostępne są też w języku angielskim.
Jeśli interesują Cię szkolenia po angielsku np. Szkolenie wystąpienia publiczne po angielsku, to zapraszam TUTAJ

Każdy program można też przeprowadzić w formie szkolenia indywidualnego np.
szkolenie indywidulane z wystąpień publicznych.

TUTAJ przeczytasz o coachingu

Do tego oczywiście wszystkie szkolenia dostępne są w formie klasycznej lub w formie szkolenia z wystąpień publicznych online.

Szkolenie autoprezentacja biznesowa – rozmowa przez telefon

Szkolenie autoprezentacja biznesowa, to nie tylko spotkania bezpośrednie czy skype. To też rozmowa przez telefon. Gdy jedynym zmysłem poznania dla klienta jest słuch, warto wiedzieć jak skutecznie…mówić. Jak posługiwać się komunikacją werbalną i prajęzykową. Sposobem mówienia można uśpić czy rozdrażnić słuchacza ale też zaintrygować, lub wręcz zachwycić. Głos ma wielką moc. Podobnie jak sposób w jaki mówimy. Całość przekazu, który trafia do klienta przez telefon stanowi treść komunikatu, oraz to jak go „ubieramy” tzw. parajęzyk (tempo, artykulacja, głośność, barwa, rytm itp.). Sposób mówienia to umiejętność, którą można rozwijać.

Szkolenie autoprezentacja biznesowa – parajęzyk

Tego nie będę mocno rozwijał ponieważ pisałem na ten temat już kilka razy. Pamiętaj, częściej w komunikacji chodzi nie o to co powiedziałeś/powiedziałaś, ale jak. Słowa służą do przekazywania faktów i danych, parajęzyk do budowania relacji. Korzystając umiejętnie z tej wiedzy, pilnując też by treść rozmowy była naturalna i swobodna, a nie czytana z kartki czy wyuczona na pamięć, bez wątpienia wpłyniesz na przebieg i efekt takiej komunikacji. Szkolenie autoprezentacja biznesowa, to znakomita okazja do przetrenowania tego w trakcie wielu ćwiczeń z zakresu komunikacji przez telefon.

Telefon: szkielet rozmowy

Jednak zanim chwycisz za słuchawkę, w głowie napisz scenariusze rozmowy. Zacznij od rusztowania, po którym będziesz się wspinała/wspinał. Pamiętaj jednak, nie chodzi o powtarzanie treści słowo w słowo ale przemyślenie tego co chcesz przekazać.

Każdą rozmowę zaczynamy od pozdrowienia: „dzień dobry”, „dobry wieczór”, „Hallo, słucham…”.
Potem przedstawiamy firmę oraz siebie z imienia i nazwiska: „dzwonię z firmy/tu firma…”, „mówi …”, „przy telefonie…., „nazywam się…”.
Następnie wyłuszczamy cel rozmowy: „Dzwonię w sprawie…”, „Chciałabym przedstawić Pani/Panu…” .
Czasami musisz rozwiać też wątpliwości rozmówcy: „chciałbym zapewnić, że…”

Nie bój się parafraz. Powtarzaj, to co usłyszałeś. Zmniejsza to ryzyko niezrozumienia klienta: „sugeruje Pani/Pan, że …”, „z tego, co usłyszałem wynika, że …

Na koniec pozostaje wirtualny uścisk rąk, czyli podziękowanie: ”dziękuję za poświęcenie mi czasu…”, „bardzo miło było zamienić kilka słów…”.
Zapewnij, że jesteś w każdej chwili do dyspozycji: „jeśli potrzebuje Pan więcej informacji, proszę śmiało dzwonić”, a na koniec pozdrów: „do usłyszenia…”.
W trakcie szkolenia autoprezentacja biznesowa, opracujesz szkielet rozmowy, popracujesz nad swobodą i naturalnością. Cały projekt jest bardzo praktyczny i opiera się na ćwiczeniach.

Szkolenie autoprezentacja biznesowa – telefoniczny savoir-vivre

W rozmowie przez telefon obowiązują również dobre maniery. Oto one:

rozłączaj się np. po pięciu nieodebranych sygnałach (nie bądź nachalny),
zawsze uściśnij dłoń, czyli przywitaj się i przedstaw,
nie komentuj niczego co dzieje się w firmie w czasie rozmowy, nie rozmawiaj z innymi osobami jednocześnie, mało to miłe,
upewnij się czy rozmówca zechce poczekać przy telefonie (może na to nie mieć ochoty),
jeśli potrzebujesz konkretnych informacji, poinformuj o tym,
zadawaj konkretne pytania,
nie spoufalaj się ( za bardzo;-), trzeba umieć wyczuć klienta, staraj się raczej odzwierciedlać jego sposób rozmowy,
podsumuj i rozwiej wątpliwości,
uściśnij dłoń na pożegnanie (to oczywiście przenośnia, opisana wyżej)
jeśli obiecałeś, że oddzwonisz, zrób to koniecznie.

Dużo więcej podpowiedzi poznasz w trakcie projektu szkolenie autoprezentacja biznesowa.

Jak rozbroić trudnego klienta?

Czasem taki się zdarza. Od Ciebie zależy, czy będziesz potrafił ją rozbroić. Kieruj się zasadami:

bądź empatyczny „Doskonale rozumiem”
okaż zrozumienie „Widzę, że ma Pani/Pan powód do zdenerwowania”
stawiaj granice „Nie życzę sobie, by Pani/Pan mnie krzyczał”
nie daj się obrażać „Proszę nie mówić do mnie w ten sposób”
ale daj się wypowiedzieć „Słucham, proszę mówić…”
słuchaj aktywnie „Tak, rozumiem…”, „Oczywiście…”
wyizoluj emocje „Jestem spokojny i chciałbym w ten sposób porozmawiać”
szukaj aktywnie rozwiązania „Może takie rozwiązanie satysfakcjonowałoby Panią/Pana?…”
zaskocz „Bardzo się cieszę, że Pani/Pan mi o tym mówi…”
stosuj pozytywny filtr w ocenie klienta „Czego Pani/Pan potrzebuje?”, „Jak mogę pomóc?”

Szkolenie autoprezentacja biznesowa – podsumowanie

Taki kontakt bywa trudniejszy, bo wyciągasz wnioski, tylko na podstawie tego co słyszysz. Mimika, gesty, twarz rozmówcy nie są dostępne. W rozmowie telefonicznej skupiamy się na słowach i na parajęzyku. To one dostarczają nam informacji o rozmówcy. Reszta to tylko domysły. Pamiętaj jednak, że nawet najtrudniejszego klienta możesz zdobyć cierpliwością, empatią i zrozumieniem dla jego problemów i potrzeb. Chcesz wiedzieć więcej, zapraszam na szkolenie autoprezentacja biznesowa.

Szkolenia autoprezentacja biznesowa dostępne są w różnych miastach.

W ofercie są:
Szkolenie wystąpienia publiczne i autoprezentacja Warszawa
Kurs wystąpienia publiczne i autoprezentacja Kraków
Szkolenie wystąpienia publiczne i autoprezentacja Wrocław
Trening wystąpienia publiczne i autoprezentacja Poznań
Szkolenie wystąpienia publiczne i autoprezentacja Gdańsk

TUTAJ przeczytasz o wszystkich szkoleniach

Do tego wszystkie programy dostępne są też w języku angielskim.
Jeśli interesują Cię szkolenia po angielsku np. Szkolenie wystąpienia publiczne po angielsku, to zapraszam TUTAJ

Każdy program można też przeprowadzić w formie szkolenia indywidualnego np.
szkolenie indywidulane z wystąpień publicznych.

TUTAJ przeczytasz o coachingu

Do tego oczywiście wszystkie szkolenia dostępne są w formie klasycznej lub w formie szkolenia z wystąpień publicznych online.